Beste Deelnemers,
Met deze document, delen wij met u belangrijke informatie voor het voorbereiden en presenteren op Main Quest Con 2025.
U zult ook informatie ontvangen over relevante informatie tijdens ons evenement.
Wij verwijzen u erop, om de condities van deelnamen goed door te nemen.
De volgende informatie stellen wij beschikbaar.
Main Quest Con
Algemene voorwaarden behorende bij aanbiedingen en/of overeenkomsten die betrekking hebben op door of in samenwerking met Main Quest Con.
ALGEMENE BEPALINGEN / BEGRIPSBEPALINGEN
ARTIKEL 1 – ALGEMEEN A (Definities)
Onder de algemene voorwaarden van Main Quest Con, verder te noemen: - algemene voorwaarden - worden verstaan alle onderhavige bepalingen.
1. In deze algemene voorwaarden wordt onder -de organisator- verstaan de volgens het briefhoofd (Main Quest Con) van deze overeenkomst van deelname genoemde organiserende onderneming of instelling, verder te noemen de organisator, alsmede haar bevoegde vertegenwoordigers.
2. In deze algemene voorwaarden wordt onder -de deelnemer- verstaan de rechtspersoon of de natuurlijke persoon, handelende in de uitoefening van beroep of bedrijf, inclusief het personeel dat hierbij hoort.
3. In deze algemene voorwaarden wordt onder – de bezoeker- verstaan de gegadigde, die het evenement komen bezoeken.
4. In deze algemene voorwaarden wordt onder de -overeenkomst van deelname- verstaan de overeenkomst tussen de organisator en de deelnemer ter zake van de huur van standruimte, tot stand gekomen volgens de voorschriften zoals genoemd in deze algemene voorwaarden.
5. In deze algemene voorwaarden wordt onder -de stand(ruimte)- verstaan het door de deelnemer gehuurde, in vierkante meters uitgedrukte, vloeroppervlak of het aantal marktkramen.
6. In deze algemene voorwaarden wordt onder -het evenement- verstaan de beurs of tentoonstelling zoals benoemd in de overeenkomst van deelname waarvoor de deelnemer zich heeft ingeschreven.
7. In deze algemene voorwaarden wordt onder -het selectieproces- verstaan, het selecteren, van diversiteit onder deelnemers, en hun producten.
8. In deze algemene voorwaarden wordt onder -exclusiviteit van product- of dienstvoering- verstaan het met uitsluiting van andere deelnemers met hetzelfde product of dezelfde dienstvoering alleen gerechtigd zijn tot het in de stand voeren van een naar merk, type, soort, land van herkomst en prijs onderscheiden product of dienst. Exclusiviteit als bedoeld in dit lid wordt niet verleend door de organisator tenzij in uitzonderlijke gevallen zoals onder meer ter bescherming van normale concurrentieverhoudingen tussen deelnemers of ter voorkoming van misleiding of misverstanden bij het publiek.
9. In deze algemene voorwaarden wordt onder -exclusiviteit van bedrijfsactiviteit- verstaan het met uitsluiting van andere branchegenoten alleen gerechtigd zijn tot het aangaan van de overeenkomst van deelname met de organisator ten behoeve van de bedrijfsactiviteit waarmee de deelnemer intekent bij de overeenkomst van deelname. Exclusiviteit als bedoeld in dit lid wordt niet verleend door de organisator tenzij in uitzonderlijke gevallen waarbij reeds bestaande en erkende werkafspraken tussen branchegenoten, franchisenemers en dealers omtrent verzorging of dekkingsgebieden op het evenement van toepassing kunnen worden verklaard.
a. Een recht van exclusiviteit in de zin van lid 6 en 7 kan alleen op initiatief van de organisator worden verleend. De organisator verleent aan de deelnemer die het betreft uitsluitend schriftelijk het recht van exclusiviteit met daarin de uitdrukkelijke en limitatieve voorwaarden en beperkingen van dit recht.
b. De deelnemer kan zich er nooit op beroepen, dat hij stilzwijgend, of op basis van eigen schrijven aan de organisator van mening mocht zijn recht van exclusiviteit in de zin van lid 6 of 7 verkregen te hebben.
ARTIKEL 2 – ALGEMEEN B (Begrip)
1. Deze algemene voorwaarden vormen een geïntegreerd deel van iedere door de organisator met deelnemer ter zake van deelname gesloten overeenkomst.
2. De organisator wijst de algemene voorwaarden van de deelnemer af. Bij de overeenkomst van deelname prevaleren deze algemene voorwaarden boven de eventuele algemene voorwaarden van of namens de deelnemer ook in geval de algemene voorwaarden van of namens de deelnemer een soortgelijke prevalentie bepaling bevatten.
3. De deelnemer kan tegenover de organisator geen rechten ontlenen aan de overeenkomst van deelname die afwijken of ontheffing verlenen van deze algemene voorwaarden tenzij daarvan blijkt uit een door de organisator opgesteld en getekend geschrift.
4. Derden kunnen tegenover de organisator aan deze algemene voorwaarden geen rechten ontlenen.
5. De organisator is uitsluitend gehouden aan de met de deelnemer gesloten schriftelijke overeenkomsten, aanvullende geschriften en schriftelijke bevestigingen opgesteld van de kant van de organisator. Door de deelnemer geclaimde mondelinge toezeggingen die niet door de organisator schriftelijk zijn bevestigd, binden de organisator in geen enkel opzicht.
6. De deelnemer garandeert aan Main Quest Con dat alle materialen die gemaakt worden, en beschikbaar worden gesteld aan de bezoeker in overeenstemming zijn met de tot daartoe bestemde wetten. Hiermee wordt bedoeld dat, onder andere, de deelnemer aansprakelijk is voor elke wettelijke overtredingen en bij behorende kosten hiervoor. Het niet volgen of meewerken met deze regels kan kosten met zich meebrengen. De politie zal hierbij ook in kennis gesteld worden, bij het verkopen van namaakproducten.
7. In deze algemene voorwaarden zal de organisator behoudt zich het recht voor om deelnemers tijdens het selectieproces voor het evenement te weigeren om de diversiteit van de producten op het evenement te waarborgen.
ARTIKEL 3 - TOT STAND KOMEN VAN DE OVEREENKOMST VAN DEELNAME
Een overeenkomst van deelname aan het evenement is uitsluitend tot stand gekomen wanneer aan alle volgende voorwaarden is voldaan:
1. De organisator op zijn initiatief aan de deelnemer het formulier ten behoeve van de overeenkomst van deelname heeft doen toekomen.
2. Deze inschrijfformulieren door de deelnemer binnen de door de organisator in zijn berichtgeving gestelde finale termijn is ingevuld en zonder enige door de deelnemer bijgeschreven beperkende voorwaarden is ondertekend en geretourneerd overeenkomstig de opties die de overeenkomst biedt en zo nodig vergezeld van de door de organisator als voorwaarde voor deelname gestelde bijlagen zoals standbouwschetsen, plattegronden, lijsten van te presenteren artikelen en merken, lijsten met aanvullende bestellingen en andere aanvullende geschriften, direct of indirect samenhangend met de deelname.
3. De organisator in reactie op het retour gezonden formulier ten behoeve van de overeenkomst van deelname vervolgens binnen vier weken een schriftelijke bevestiging doet toekomen aan de deelnemer middels zijn mede - ondertekening op deze overeenkomst van deelname dan wel per apart bevestigend schrijven de deelname bekrachtigd.
ARTIKEL 4 - BIJZONDERE VOORWAARDEN BIJ HET AANVRAGEN VAN EEN OVEREENKOMST VAN DEELNAME
1. De organisator kan van de deelnemer verlangen dat deze per een daartoe strekkend formulier een duidelijk omschreven opgave doet van de te voeren producten en of diensten inclusief merknaam, soortnaam, typenaam, voorgenomen verkoopprijs en land van herkomst. Een aanvulling op de reeds gemelde producten en of diensten kan alleen na voorafgaand overleg met de organisator en uitsluitend per verder aanvullend geschrift.
2. De organisator kan van de deelnemer verlangen dat deze een plattegrond doet toekomen met daarop de maatvoeringen van lengtes, breedtes en hoogtes en verder alle door de organisator gevraagde bijzonderheden.
3. De organisator houdt zich het recht voor een aanvraag tot deelname te weigeren of in bijzondere gevallen een reeds tot stand gekomen overeenkomst van deelname eenzijdig te herroepen indien naar het uitsluitend oordeel van de organisator omstandigheden als oververtegenwoordiging, oneerlijke concurrentie, historie van wanbetaling, agressieve en ongepaste- of aanstootgevende presentatie of andere bijzondere omstandigheden van het geval daarom vragen.
4. De deelnemer kan via het daartoe strekkende formulier een opgave doen van de zaken en diensten die in aanvulling op de overeenkomst van deelname door de organisator kunnen worden voorzien. Deze bestellingen dienen tijdig aan de organisator te worden doorgegeven.
5. Ten aanzien van de geleverde nutsvoorzieningen via het daartoe strekkende formulier is vastgesteld dat de organisator geen enkele aansprakelijkheid aanvaardt voor gebreken in het tot stand brengen van de verbinding of aansluiting behoudens opzet of grove schuld
ARTIKEL 5 - AFGELASTING-, WIJZIGING DATA-, GEEN DOORGANG-, GEEN VOORTGANG VAN HET EVENEMENT
1. De organisator beslist over het al dan niet houden van het in de overeenkomst van deelname genoemde evenement en stelt de plaats, de data en de openingstijden vast waarop het genoemde evenement zal plaatshebben.
2. Indien het evenement zoals genoemd in de overeenkomst van deelname wegens te weinig animo door een te gering aantal overeenkomsten van deelname geen doorgang kan vinden heeft de deelnemer geen recht op schadeloosstelling in welke vorm dan ook. De door de deelnemer reeds betaalde sommen zullen door de organisator binnen vier weken worden gerestitueerd, verminderd met de door de organisator gemaakte administratiekosten.
3. De organisator behoudt zich te allen tijde het recht voor wegens situaties van overmacht zoals brand, storm, overstroming, nationale rouw, staking, oorlog, molest, oproer, vorderingsmaatregelen door de overheid, natuurrampen, evacuatiemaatregelen en andere buitengewone omstandigheden, de vastgestelde data van het evenement zoals genoemd in de overeenkomst van deelname te wijzigen, af te gelasten dan wel het reeds vastgestelde evenement geen doorgang- of voortgang te laten vinden.
4. In geval de vastgestelde data van het evenement zoals genoemd in de overeenkomst van deelname wegens situaties van overmacht zoals brand, storm, overstroming, nationale rouw, staking, oorlog, molest, oproer, vorderingsmaatregelen door de overheid, natuurrampen, evacuatiemaatregelen en andere buitengewone omstandigheden, deze ter uitsluitende beoordeling van de organisator gewijzigd worden, blijft de met de deelnemer gesloten overeenkomst van deelname van kracht, tenzij de deelnemer binnen acht dagen en per aangetekend schrijven kenbaar maakt de overeenkomst te willen beëindigen.
5. In geval het evenement zoals genoemd in de overeenkomst van deelname wegens situaties van overmacht zoals brand, storm, overstroming, nationale rouw, staking, oorlog, molest, oproer, vorderingsmaatregelen door de overheid, natuurrampen, evacuatiemaatregelen en andere buitengewone omstandigheden, in het geheel geen doorgang mag of kan vinden of gedurende het al lopende evenement geen verdere voortgang meer mag of kan vinden vanwege genoemde situaties, komt de overeenkomst van deelname te vervallen, en worden naar de stand van voorbereiding of uitvoering de reeds voldane bedragen samenhangend met de overeenkomst van deelname gerestitueerd. Wel blijft de voorwaarde van gehoudenheid van de deelnemer bestaan die kosten te voldoen die gegeven de fase van voorbereiding-, opbouw- aanvang of voortduring van het evenement niet meer bespaard konden worden. Deze kosten worden in mindering gebracht op het te restitueren bedrag. De deelnemer accepteert met deze overeenkomst van deelname met name deze bijzondere omstandigheid als zijnde een risico voor rekening van uitsluitend de deelnemer.
6. In geen van de hierboven genoemde gevallen kan deelnemer recht doen gelden op vergoeding van de schade in welke vorm dan ook.
ARTIKEL 6 - VERTEGENWOORDIGING
1. Indien niet anders uitdrukkelijk is overeengekomen is deelnemer gehouden aan de beurs deel te nemen in de hoedanigheid en met uitsluitend de producten en/of diensten die in de overeenkomst van deelname of per aanvullend geschrift zijn overeengekomen.
2. Het is deelnemer niet toegestaan in de door hem gehuurde ruimte(n) ten behoeve van derden artikelen ten toon te stellen, ten verkoop aan te bieden, te verkopen of daarvoor reclame te maken in welke vorm dan ook, tenzij een en ander geschiedt als afnemer van deze derde in de functie van groot- of detailhandelaar of als vertegenwoordiger van deze derde.
3. De organisator behoudt zich het recht voor om van de deelnemer te verlangen, dat hij te hare genoegen aantoont dat hem de vertegenwoordiging is opgedragen.
ARTIKEL 7 - Beperkingen
1. De deelnemer is gehouden de inlichtingen te verstrekken, die van hem worden gevraagd op het gebied van en in verband met zijn deelname.
2. De organisator behoudt zich het recht voor om de deelnemer beperkingen op te leggen of voorwaarden te verbinden aan de door deze deelnemer te voeren producten of te verlenen diensten zelf, dan wel de voorbereidingen-, en werkwijze waarop deze producten of diensten worden gevoerd.
ARTIKEL 8 - INDELING
1. De deelnemer heeft recht op de door hem gehuurde standruimte op een door de organisator toe te wijzen plaats waarbij vorm, oppervlak, volume en alle andere direct aan de stand gerelateerde zaken uiteindelijk door de organisator worden bepaald. De organisator tracht zoveel mogelijk -naar de mogelijkheden toelaten- de uiteindelijke indeling in samenspraak met de deelnemer tot stand te brengen.
2. De organisator houdt zich het recht voor, te allen tijde voor opening van de beurs voor desbetreffende bezoekers ter zake waarvan de overeenkomst van deelname is gesloten wegens overmacht -onvoorzienbare handicap van de accommodatie- of in opdracht van bevoegde instanties een ander standformaat vast te stellen dan waarvoor was ingeschreven, of tot wijziging van reeds vastgestelde ruimte te besluiten dan wel een reeds verleende vaststelling in te trekken. In dat geval kan deelnemer geen recht doen gelden op vergoeding van door hem geleden schade.
ARTIKEL 9 - ONDERHUUR
1. Het is deelnemer zonder de schriftelijke toestemming van de organisator niet toegestaan de door hem gehuurde standruimte geheel of gedeeltelijk aan derden te verhuren, of deze geheel of gedeeltelijk aan derden ten gebruik af te staan of deze ruimte met die van andere deelnemers te verruilen, of te gebruiken op en andere wijze als in de overeenkomst van deelname is bepaald en door deze algemene voorwaarden is toegestaan.
ARTIKEL 10 – BETALING
1. De huurprijs en alle overige betalingen zijn verschuldigd onmiddellijk na het tot stand komen van de overeenkomst van deelname of de overeenkomst die anderszins ten grondslag ligt aan de betalingsverplichting. De deelnemer verplicht zich de daarop gebaseerde facturen binnen de op de nota vermelde termijn, te rekenen vanaf de factuurdatum, in haar geheel te voldoen.
2. Alle overige kosten voortvloeiend uit de deelname die nog tijdens het evenement worden verricht ten behoeve van de deelnemer dienen op het evenement via telefonische overboeking dan wel contant te worden voldaan.
3. Bij gebreke van betaling binnen veertien dagen zullen de achterstallige bedragen door of namens de organisator worden geïncasseerd, verhoogd met de wettelijke interest, zonder dat daarvoor een ingebrekestelling is vereist. Alle hieruit voortvloeiende kosten, zowel in - als buiten rechte, zijn voor rekening van de deelnemer.
4. Indien de deelnemer huurgelden aan de organisator voldoet terwijl hij nog kosten voor een voorgaande door de organisator georganiseerd evenement is schuldig gebleven komt de ontvangen betaling allereerst in mindering op die betreffende voorgaande schuld. Als na deze verrekening nog een positief saldo resteert wordt dit beschouwd als een gedeeltelijke voldoening van de voor het komende evenement verschuldigde huurprijs.
5. Bijzondere voorwaarden met betrekking tot het verkrijgen van een recht van korting op de deelnameprijs of op alle andere door organisator te verstrekken voorzieningen vervallen op de dag van de vervaldatum zoals gemeld op de factuur die daarop betrekking heeft.
6. In geval de overeenkomst van deelname tot stand komt binnen een termijn van veertien dagen voor de aanvangsdatum van het evenement zal de deelnemer niet mogen aanvangen met de opbouwwerkzaamheden van de stand dan na betaling van de gehele huur en overige tot op dat moment verschuldigde kosten. Totdat het hele bedrag is voldaan behoudt de organisator zich het recht voor de standruimte met voorafgaande kennisgeving aan de achterstallige deelnemer maar zonder enige aansprakelijkheid van de organisator jegens de achterstallige deelnemer, deze nog niet betaalde standruimte aan een andere deelnemer te verhuren en - indien nog mogelijk - de achterstallige deelnemer een andere standruimte toe te wijzen.
7. Indien deelnemer de huurprijs, of enig ander aan de organisator verschuldigd bedrag niet, niet geheel, of niet tijdig voldoet heeft de organisator het recht de overeenkomst van deelname zonder voorafgaande ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst onmiddellijk ontbonden te verklaren, onverminderd de gehoudenheid van de deelnemer tot betaling van de op het tijdstip van die verklaring in verband met zijn deelname op zijn verzoek te zijnen behoeve of door tussenkomst van de organisator gemaakte kosten, een en ander zonder dat deelnemer enig recht kan doen gelden op restitutie van reeds betaalde huurpenningen of op vergoeding van de schade, in welke vorm, of uit welke oorzaak die ook mocht zijn geleden.
ARTIKEL 11 - GEBRUIK VAN DE STAND
1. In geval de deelnemer zonder voorafgaande kennisgeving en zonder daarop gebaseerde schriftelijke bevestiging van instemming door de organisator vierentwintig uur voor de officiële opening van het evenement zoals genoemd in deze
overeenkomst van deelname de stand voor opbouw of inrichting nog niet in gebruik heeft genomen zijn alle bepalingen rondom verstek zoals verderop in deze algemene voorwaarden genoemd van toepassing.
2. De standopbouw-, de stand-inrichting en de standafwerking -ook van voor publiek zichtbare zij- en achterwandenmoeten aan de veiligheid-, praktische-, en esthetische eisen voldoen die daarvoor door de organisator kunnen worden gesteld via aanvullende geschriften of mondelinge aanwijzingen ter plekke. In alle gevallen zijn verplicht nette vloerbedekking en een deugdelijke standbewanding.
3. Het is de deelnemer voor de standconstructie noch voor de standpresentatie toegestaan gebruik te maken van de wanden van de aangrenzende stand(s) ter vervanging van de eigen standbewanding. Ten aanzien van de maximale hoogte van de stand heeft deelnemer zich te houden aan de door de organisator te geven voorschriften. De stand zelf, overkappingen, decorstukken en alle andere attributen, toevoegingen en entourages mogen niet reiken voorbij de in de overeenkomst van deelname vastgestelde maatvoering van het gehuurde oppervlak.
4. De deelnemer dient voortdurend en steeds gedurende alle dagen van het evenement ervoor te zorgen dat zijn stand geheel operationeel en met personeel bemand is vanaf de door de organisator vastgestelde dag en vanaf het uiterlijk bepaalde tijdstip. Passieve presentaties zonder personeel zijn nadrukkelijk niet toegestaan.
5. Evenzo dient de deelnemer ervoor te zorgen dat de door hem gehuurde ruimte na de afbraak in dezelfde staat wordt achtergelaten als waarin hij deze voor aanvang van de opbouw heeft aangetroffen, de stand afgebroken is, de standplaats ontruimd is en alle eventuele gehuurde zaken opgeleverd zijn op de door de organisator vastgestelde dag en het bepaalde tijdstip.
6. Indien de deelnemer met de oplevering in gebreke blijft op de door de organisator vastgestelde dag en het bepaalde tijdstip is de organisator gerechtigd zonder enige voorafgaande ingebrekestelling of gerechtelijke tussenkomst de gehuurde ruimte te ontruimen en te ontdoen van aanwezige standbouw en inrichting en de geëxposeerde artikelen te doen opslaan een en ander op kosten van de deelnemer en ander onverminderd de verplichting tot schadevergoeding aan de organisator die deze ten gevolge van dit verzuim lijdt.
7. Op of aan de gehuurde stand moet duidelijk leesbaar de naam van de deelnemer worden vermeld indien de organisator dit eist.
ARTIKEL 12 - AANSPRAKELIJKHEID, RISICO, VERZEKERING
1. Alle attributen en personen waarvan de deelnemer zich bedient bevinden zich in de ruimte(n) waar het evenement wordt gehouden en op de bijbehorende terreinen voor rekening en risico van deelnemer. De organisator belast zich niet met de verzekeringen ten behoeve van de deelnemer.
2. De organisator aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor welke schade dan ook, voortgekomen uit zichtbare of onzichtbare gebreken, verborgen of niet-verborgen gebreken of door van buiten komende onheilen behoudens opzet of grove schuld, evenmin voor door derden veroorzaakte schade.
3. De deelnemer is aansprakelijk voor alle schade, die door zijn toedoen of zijn nalatigheid zulks van zijn personeel of zulks van zijn lasthebbers, dan wel door zijn inzendingen aan de eigendommen van de organisator- of de eigendommen waarvoor de organisator jegens derden verantwoordelijk is of aan een andere deelnemer worden toegebracht.
4. De organisator aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade welke is veroorzaakt door het handelen of nalaten van een van deelnemers.
5. De deelnemer moet ten behoeve van het evenement zoals genoemd in de overeenkomst van deelname afdoende verzekerd zijn tegen het risico van wettelijke aansprakelijkheid. De deelnemer vrijwaart de organisator voor iedere vorm van schade die op de organisator door derden mocht worden verhaald direct of indirect samenhangend met de deelname.
6. Indien een presentatie zodanig is dat hiervoor speciale verzekeringen vereist zijn dan dienen deze tijdig te worden afgesloten en dient de deelnemer desgewenst op verzoek van de organisator een bewijs hiervan te zenden.
ARTIKEL 13 - ENTREEHEFFING BEZOEKERS EN VERKOOP AAN PARTICULIEREN
1. De bezoeker kan het gekochte ticket niet retourneren, omdat hiervoor een wettelijke uitzondering voor het herroepingsrecht geldt op grond van artikel 6:230p sub e Burgerlijk Wetboek. Door het kopen van een ticket gaat de bezoeker een overeenkomst met de organisator aan tot het verrichten van een dienst met betrekking tot vrijetijdsbesteding – het evenement – waarbij in de overeenkomst een bepaald tijdstip van nakoming is opgenomen, namelijk de specifieke datum en tijdstip van het evenement.
2. De organisator heeft het recht eventuele- door hun aanpak of inhoud naar wetgeving of andere regulering verboden, onduidelijke, misleidende of agressieve product en dienstaanbiedingen of verkoopmethoden aan richtlijnen te binden dan wel de aanpak of aanbieding in haar geheel te verbieden.
ARTIKEL 14 - PUBLICATIES
1. De organisator is behoudens opzet of grove schuld niet aansprakelijk voor eventuele tekortkomingen, fouten of omissies, welke in haar eigen publicaties of die van derden mochten voorkomen. Noch aanvaardt de organisator jegens derden aansprakelijkheid wegens opname van onjuiste gegevens van deelnemers.
ARTIKEL 15 - DIVERSE VERBODSBEPALINGEN
Het is de deelnemer niet toegestaan om:
1. Goederen, meubilair, uithangborden zgn. blikvangers of andere reclamemiddelen, van welke aard ook buiten of boven de door hem gehuurde ruimte te plaatsen of aan te brengen of zodanige reclame aan de buitenzijde(n) van de stand te voeren dat daarmee het aanzien van het evenement wordt geschaad.
2. Het gesproken woord door luidsprekers of anderszins te versterken, of muziek ten gehore te brengen of te doen ten gehore brengen.
3. Folders, prijscouranten, circulaires, reclamebiljetten, relatiegeschenken, gimmicks, monsters e.d. buiten de door de deelnemer gehuurde ruimte uit te reiken, of op enigerlei wijze aan te bieden en de producten of diensten van een andere deelnemer aanprijzend dan de deelnemer die de overeenkomst van deelname is aangegaan.
4. Een zodanig gebruik te maken van de hem toegewezen standruimte, dat daardoor voor de organisator, de andere deelnemers of voor de bezoekers lawaai, belemmering van toe- en of doorgang, lichtval, uitzicht of andere hinder of gevaar of schade kan ontstaan.
5. Artikelen, diensten, personen of dieren te presenteren of verkopen die in hun hoedanigheid krachtens wet of beschikking beschermd zijn of waarvan dit presenteren of verkopen strijdig kan zijn met de wet, de openbare orde, de veiligheid, de goede zeden of anderszins een onaanvaardbare situatie kan opleveren.
6. Te alle tijden licht ontvlambare en ontplofbare stoffen of bijtende, prikkelende, onwelriekende of anderszins voor personen direct gevaar of anderszins hinder opleverende stoffen waar dan ook in de stand aanwezig te hebben.
7. Te allen tijde open vuur in de stand te branden.
8. De door de organisator aan de deelnemer ter beschikking gestelde gepersonaliseerde kaarten zoals uitnodigingen, relatiekaarten, standhouderskaarten op- en afbouwkaarten, parkeerkaarten en andere kaarten aan derden door te verkopen of een van deze genoemde soort kaarten die zich uit de aanleiding van verkrijgen of de duidelijke bedoeling van de kaart niet laten verenigen met het ter beschikking stellen aan een derde.
9. Door de deelnemer zelf vervaardigde kaarten zoals uitnodigingen, relatiekaarten, standhouderskaarten op- en afbouwkaarten, parkeerkaarten en andere kaarten te verspreiden of op welke wijze dan ook uit te brengen.
10. De organisator verplicht de deelnemende aan hem ter beschikking gestelde gepersonaliseerde kaarten zoals uitnodigingen, relatiekaarten, standhouderskaarten, op- en afbouwkaarten, parkeerkaarten en andere kaarten die zich daarvoor uit hun aard lenen te voorzien van de relevante persoonlijke gegevens van de houder of de houdster.
11. Het aanzien en functioneren van de stand met materiaal en bezetting en de inrichting van de stand voor het sluitingstijdstip voor het publiek op de laatste dag van de beurs zodanig te veranderen ten behoeve van de opvolgende afbraakperiode dat daarmee de voorlichting aan het publiek en een esthetisch aangezicht van de stand niet meer gewaarborgd zijn.
12. De deelnemer is verplicht de gehuurde standruimte(n) steeds in goede staat en schoon te houden.
13. Gedurende de openingstijden voor het publiek is het de deelnemer niet toegestaan producten of diensten aan de stand te onttrekken door deze af te voeren of te bedekken.
14. Alle producten of diensten die volgens de opgave van het aanvullend geschrift geen deel uitmaken van de overeenkomst van deelname kunnen zonder enige vorm van schadevergoeding door de organisator voor rekening en, risico van de deelnemer gedurende de verdere duur van het evenement worden opgeslagen, ook indien de deelnemer hierbij zelf niet aanwezig mocht zijn. Verschillen in telling, weging of andere volumevaststelling komen in alle gevallen voor het risico van de deelnemer.
15. Welke vorm van horeca-activiteit dan ook te ontplooien of rook- eetwaren en drinkwaren ten verkoop aan te bieden. Het laten proeven van producten is toegestaan uitsluitend in geval de deelnemer hiermee per aanvullend geschrift heeft ingetekend. De aangeboden hoeveelheid mag echter niet de omvang van een volledige of volwaardige consumptie hebben.
16. Enquête te houden of te doen houden onder de bezoekers of deelnemers binnen het expositie gebouw of de daartoe behorende terreinen.
17. Loterijen te houden of prijsvragen uit te schrijven.
18. Te spijkeren, schroeven, plakken, schilderen, boren of anderszins bewerkingen of handelingen uit te voeren op- in- of aan het complex waaronder verstaan de hal, tenten, vloeren of andere door de organisator ter beschikking locaties of stands.
19. Het verkopen, gebruiken, en promoten van A.I. gegenereerde vormen van art of tekst.
ARTIKEL 16 - FOTOGRAFIE, VIDEOGRAFIE, AFBEELDINGEN
1. Het is de organisator toegestaan in het gebouw tekeningen, reproducties foto's, sfeerbeelden, video's en films of andere afbeeldingen te maken, als haar eigendom te beschouwen en deze voor door de organisator te bepalen doeleinden te gebruiken. De organisatie laat regelmatig foto- en filmreportages maken in en om het gebouw. Dit materiaal kan worden gebruikt voor publiciteitsdoeleinden op de website, social media, in folders enz. Met het aanschaffen van een toegangsbewijs verklaart de bezoeker akkoord te gaan met de publicatie van dit materiaal (waarop hij/zij/hen herkenbaar is). Indien bezoeker bezwaar heeft tegen openbaarmaking van beeldmateriaal waarop hij/zij/hen herkenbaar is, kan dit bij de organisatie kenbaar worden gemaakt. De organisatie zal zich dan inspannen om publicatie van het materiaal te voorkomen.
2. Het is de deelnemer verboden van andere dan de eigen stand tekeningen, reproducties, foto's, video's films of andere afbeeldingen te maken gedurende de opbouw, de dagen van het evenement en de afbouw. Bij deze activiteiten mag de bezoeker en de mededeelnemer geen hinder of belemmering ondervinden.
ARTIKEL 17 - ANNULERING EN VERSTEK
1. De overeenkomst van deelname kan niet door de deelnemer eenzijdig worden gewijzigd of ingetrokken.
2. Indien de deelnemer door bijzondere omstandigheden verhinderd is van de door hem gehuurde ruimte gebruik te maken kan hij middels een schriftelijk verzoek aan de organisator een aanvraag tot annulering indienen onder gehoudenheid tot de betaling van naar annuleringsmaand gestaffelde annuleringskosten, onverminderd het recht de schadevergoeding te vorderen, voor zover de annuleringskosten niet toereikend zijn.
a. Tot twee maanden voor de aanvang van het evenement: 25%
b. Tot een maand voor de aanvang van het evenement: 50%
c. Tot een 14 dagen voor de aanvang van het evenement: 100%
d. Tot een dag voor de aanvang, of niet opdagen tot van het evenement: 125%
3. Eventueel resterende dagen binnen de maand waarin het verzoek tot annuleren wordt ingediend hebben geen naar de dag percentueel matigende invloed op de staffeling zoals onder sub 2 van artikel 17 genoemd.
4. De organisator stuurt de deelnemer een schriftelijke bevestiging van de annulering.
5. Er is sprake van verstek in geval de deelnemer heeft verzuimd tot voor de eerste dag van opening van het evenement een schriftelijk verzoek tot annuleren in te dienen bij de organisator.
6. In een geval van verstek laten gaan heeft de organisator het recht de overeenkomst van deelname zonder rechtelijke tussenkomst onmiddellijk als ontbonden te verklaren waarbij de organisator recht heeft op het in lid 2. genoemde bedrag van 110% van de reeds betaalde of verschuldigde huurprijs vermeerderd met in verband met zijn deelname te zijnen behoeve door, of door tussenkomst van de organisator gemaakte kosten en aangegane verplichtingen en vermeerderd met die kosten die gemaakt moeten worden om de gevolgen van zijn verstek voor wat betreft de openblijvende standruimte om te bouwen of anderszins aan te passen.
ARTIKEL 18 - SURSÉANCE VAN BETALING, FAILLISSEMENT EN WANPRESTATIE
1. In geval de deelnemer uitstel van betaling heeft aangevraagd en ongeacht of dit uitstel is verleend dan wel in geval de deelnemer in staat van faillissement wordt verklaard, ongeacht of het vonnis van faillietverklaarde in kracht van gewijsde is gegaan, heeft de organisator het recht door het enkele plaatsgrijpen van deze omstandigheid na nadere sommatie met een betalingstermijn van veertien dagen de onmiddellijke betaling van de huursom voortvloeiend uit de overeenkomst van deelname met alle bijkomende kosten te vorderen of de overeenkomst met deelnemer na sommatie met een betalingstermijn van veertien dagen als ontbonden te verklaren onverminderd de rechten van de organisator op grond van wanprestatie.
2. In geval de deelnemer in gebreke blijft de huursom tijdig te betalen of wanneer een van de bepalingen van deze algemene voorwaarden niet worden nagekomen heeft de organisator het recht door het enkele plaatsgrijpen van deze omstandigheid na daartoe in gebreke te zijn gesteld de onmiddellijke betaling van de overeengekomen huursom te vorderen met alle bijkomende kosten of de overeenkomst met deelnemer na daartoe in gebreke te zijn gesteld zonder rechtelijke tussenkomst onmiddellijk als ontbonden te verklaren onverminderd de rechten van de organisator op grond van wanprestatie.
3. Bij overschrijding van de betalingstermijn van veertien dagen wordt de deelnemer een rente verschuldigd van twee procent per maand, ook in het geval van een gedeelte van een maand.
4. Alle kosten die door de organisator worden gemaakt om tot incasso te komen van de verschuldigde bedragen uit de overeenkomst van deelname, komen ten laste van de deelnemer die verplicht is op de eerste herinnering te voldoen.
5. Onder meer komen ten laste van de deelnemer; alle declaraties van advocaten en procureurs, ook voor zover zij de door de rechter geliquideerde bedragen te boven gaan, alle kosten van deurwaarders, zaakwaarnemers en incassobureaus.
ARTIKEL 19 - ORDE, BEWAKING EN VEILIGHEID
1. De organisator zorgt voor de handhaving van de orde en draagt zorg voor de bewaking binnen de ruimte(n) waarin de beurs wordt gehouden op de daarvoor vastgestelde data en uren. Zij geeft zodanige voorschriften, bepalingen of aanwijzingen als zij in het belang van een ordentelijk verloop van de beursvoorbereiding-, opbouw,-, uitvoering en afbouw en in het kader van de algemene veiligheid en zorgvuldigheid nodig acht. De organisator en (plaatselijke) autoriteiten als brandweer en politie hebben daarom te alle tijd vrije toegang tot de stand(s) van de deelnemer.
2. De organisator regelt en beperkt zo nodig de openstelling voor het publiek, en stelt de toegangsprijs vast.
3. De deelnemer heeft gedurende de data dat het evenement voor het publiek toegankelijk is vrije toegang tot de beurs vanaf een uur voor het openingsuur voor het publiek tot een uur na het sluitingsuur voor het publiek.
4. De deelnemer is verplicht zich te gedragen overeenkomstig de door de organisator uitgevaardigde voorschriften, bepalingen en aanwijzingen, onverminderd de verplichting zich te gedragen naar de door de overheid en haar diensten in het belang van de veiligheid en openbare orde gegeven voorschriften.
5. Aan de deelnemer die naar het uitsluitend oordeel van de organisator de orde verstoort, zich misdraagt of zich niet overeenkomstig de voorschriften in de vorige artikelen gedraagt, kan het verdere recht van toegang tot de gehuurde ruimte(n) waarin het evenement wordt gehouden door de organisator worden ontzegd, terwijl hij terstond daaruit kan worden verwijderd.
6. In het geval de deelnemer zich niet overeenkomstig de bepalingen volgens deze algemene voorwaarden houdt is de organisator tevens gerechtigd, na de deelnemer daartoe in gebreke te hebben gesteld, alle noodzakelijk geachte voorzieningen te treffen en zonder enige formaliteit of gerechtelijke tussenkomst de overeenkomst van deelname als onmiddellijk ontbonden te beschouwen, de gehuurde ruimte te ontruimen en te ontdoen van de aanwezige standbouw en inrichting en de geëxposeerde artikelen te doen opslaan, en het wegnemen van al hetgeen door deelnemer in strijd met de bedoelde voorschriften, bepalingen en aanwijzingen is geplaatst, gebouwd of aangebracht, een en ander op kosten en risico van de deelnemer, zonder dat de deelnemer enig recht kan doen gelden op restitutie van gelden of op vergoeding van schade in welke vorm, of uit welke oorzaak die ook mocht zijn geleden. In dit geval blijven alle door de deelnemer wegens de organisator aangegane verplichtingen onverminderd van kracht.
7. Het is de deelnemer niet toegestaan de nooduitgangen te gebruiken behalve voor de bedoelde noodgevallen. In verband met bewaking en het bezoekers entree-overzicht is nadrukkelijk verboden het gebruik voor aan- en /of afvoer gedurende de uren dat het evenement is geopend voor publiek.
8. De deelnemer dient zich op de toegestane uren alleen toegang te verschaffen via de daarvoor bedoelde ingang(en) en zich bij binnenkomst te melden aan de daartoe ingerichte balie en bij vertrek de ruimte(n) te verlaten via de daarvoor bedoelde uitgangen. Het verlaten bij sluiting van het evenement via de nooduitgangen is niet toegestaan.
9. De deelnemer is verplicht op verzoek van de organisator of op verzoek van vertegenwoordigers van de organisator controle te laten uitvoeren op goederen welke door hen worden aangevoerd of afgevoerd.
10. De deelnemer is verplicht akkoord te gaan met de plaatsing van brandblusapparatuur in of aan de stand indien de omstandigheden dat verlangen dan wel een zodanige aanpassing in zijn plaatsing of inrichting toe te staan dat voorzieningen als elektriciteitskasten, brandhaspels en andere nutsaansluitingspunten ten behoeve van het algemeen functioneren of de veiligheid van het evenement daardoor zijn gewaarborgd.
11. De deelnemers zijn verplicht om ter alle tijden hun gekregen badge duidelijk en zichtbaar te dragen, in de event hallen.
12. De deelnemers is verplicht om de aanwijzingen op te volgen van het door de organisatie aangestelde beveiligingsteam, Main Quest Con personeelsleden, en de werknemers van het evenementenpand tijdens het evenement.
Klachten hierover kunnen naar;
Tel.: (+31) 6 1991 3219
E-Mail: info@mainquestcon.com
ARTIKEL 20 – BEZOEKERSAANTALLEN
1. De organisator garandeert vooraf geen bezoekersaantallen en geeft geen waarborg van verkoopresultaten.
ARTIKEL 21 - REGRESSIERECHT VAN DE DEELNEMER
1. Als de organisator op enigerlei wijze haar verplichtingen niet is nagekomen zoals in deze algemene voorwaarden of per aanvullend geschrift van de organisator is neergelegd dan kan de deelnemer tot uiterlijk tien dagen na het evenement zoals genoemd in de overeenkomst van deelname een financiële vergoeding eisen. Deze vergoeding zal ten hoogste het bedrag van de reeds betaalde standhuur kunnen belopen behoudens opzet of grove schuld.
ARTIKEL 22 - DOMICILIEKEUZE
1. Ten aanzien van de uitvoering van deze algemene voorwaarden van de door de organisator krachtens deze algemene voorwaarden gegeven voorschriften en bepalingen en van andere overeenkomsten ter zake van deelname tussen deelnemer en de organisator is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.
2. Alle geschillen, ontstaan uit deelname of uit de toepassing van deze algemene voorwaarden dan wel van andere overeenkomsten ter zake van het evenement of krachtens deze algemene voorwaarden door de organisator gegeven voorschriften en bepalingen worden beoordeeld naar Nederlands recht en zo nodig onderworpen aan het oordeel van de daartoe bevoegde rechter, in eerste aanleg in de plaats van de feitelijke vestiging van de organisator, behoudens de relatieve bevoegdheid van de kantonrechter.
ARTIKEL 23 - AFWIJKINGEN VAN DEZE ALGEMENE VOORWAARDEN
1. In bijzondere gevallen kan van een of meer bepalingen in deze algemene voorwaarden worden afgeweken door een uitsluitend schriftelijke bevestiging van deze afwijking door de organisator, hetzij op eigen initiatief, hetzij als instemmende reactie op een uitsluitend schriftelijke aanvraag tot afwijking of ontheffing door de deelnemer.
2. In een dergelijke situatie zijn alle andere bepalingen van deze algemene voorwaarden die niet in schriftelijke bevestiging tot onderwerp van de afwijking zijn verklaard, onverminderd en integraal van kracht.
ARTIKEL 24 - ONVOORZIENE GEVALLEN
1. In alle gevallen waarin deze algemene voorwaarden niet hebben voorzien, beslist in eerste instantie de organisator onverlet de mogelijkheid het geschil voor te leggen aan de bevoegde rechter.
ARTIKEL 25 - TOEGANKELIJKHEID
1. Deze algemene voorwaarden zijn te allen tijde direct en kosteloos op te vragen bij de organisator.
ALGEMENE INFORMATIE
Locatie en tijd van het evenement
Volmerlaan 12, 2288 GD Rijswijk, Nederland
Toegangstijden voor vendors
Openingstijden:
Vrijdag 12 September, 09:00 uur - 18:00 uur
Zaterdag 13 September, 09:00 uur - 18:00 uur
Zondag 14 September, 09:00 uur - 18:00 uur
Vanaf Zaterdag 13 September moeten de Stand locaties bemand zijn vanaf 9:30 uur. Tot op ze minst de rest van de evenement dag.
Uit veiligheidsoverwegingen mogen vendors tot 18.00 uur in de hallen en de buitententoonstellingsruimte blijven.
In gerechtvaardigde uitzonderlijke gevallen (nachtwerk, fotografisch werk, standfeesten, etc.), kan Main Quest Con dat wel toe Staan aan vendors, om buiten de officiële tijden te blijven. Contact Persoon hiervoor is:
Main Quest Con
Tel.: (+31) 6 1991 3219
E-Mail: info@mainquestcon.com
Toegangstijden voor Influenceren en pers
Vrijdag 12 September, 09:00 uur - 18:00 uur
Zaterdag 13 September, 09:00 uur - 18:00 uur
Zondag 14 September, 09:00 uur - 18:00 uur
Toegangstijden voor bezoekers
Zaterdag 13 September, 10:00 uur - 17:00 uur
Zondag 14 September, 10:00 uur - 17:00 uur
Op- en afbouwtijden
Opbouwen
Vrijdag 12 September, 2025.
Vrijdag 09:00 uur - 18:00 uur
Zaterdag 13 September, 2025 (binnen de gehuurde stand gebied 10:00 uur.)
Als er meer tijd nodig is, om de gewenste stand op te zetten, neem contact op met de team van Main Quest Con.
Dit kan gedaan worden, door een mail te sturen met als onderwerp “vroegen opbouw” naar ons email adres: info@mainquestcon.com
Dit zal 14 dagen voor de eerste opbouw datum zijn.
Falen van op tijd opbouwen
Standhouders die niet op tijd hun stand opgebouwde en bemand hebben voor 13 September 2025, 10:00 uur zal hun contract ontbonden hebben, of een boete opgesteld krijgen van 25% het originele huurbedrag.
De deelnemer is verantwoordelijk voor het gehele verschuldigde bedrag.
Afbouwen
Zondag 14 September, 2025 17:00 uur - 20:00 uur
Als er meer tijd nodig is, om de gewenste stand aftebouwen, neem contact op met de team van Main Quest Con.
Dit kan gedaan worden, door een mail te sturen met als onderwerp “verlengt afbouwen” naar ons email adres: info@mainquestcon.com
Dit zal 14 dagen voor de eerste opbouw datum zijn.
Toegang tot het beursterrein
Om ervoor te zorgen dat alles op het tentoonstellingsterrein tijdens de op- en afbouwperiodes soepel verloopt, moeten alle voertuigen direct na het laadproces van het tentoonstellingsterrein worden verwijderd.
Het parkeren van voertuigen op het tentoonstellingsterrein is onderworpen aan speciale regels. Voertuigen die
Illegaal op het tentoonstellingsterrein parkeren of vluchtroutes blokkeren, worden weggesleept op kosten van
De verantwoordelijke persoon of eigenaar.
Voor toegang tot het tentoonstellingsterrein is een borg van EUR 20,00 in contanten (geen kaartbetaling mogelijk!) vereist. Deze borg wordt terugbetaald als de op het borgformulier vermelde termijn wordt nageleefd, met uitzondering van een seizoenkaart.
Invoer op de laatste opbouw dag
Alle vendors, standbouwbedrijven en leveranciers die het beursterrein moeten betreden worden verzocht zich op de laatste opbouw dag eerst naar het kentekengebied op parkeerplaats P2 te begeven,
Zaterdag 13 September, 09:00 uur - 10:00 uur.
Van daaruit wordt de toegang tot het beursterrein georganiseerd.
Opstellen en ontmantelen van elektriciteit
De voor de stand bestelde stroomaansluiting wordt vanaf de laatste opbouw dag ter beschikking gesteld
2 uur na afloop van het evenement uitgeschakeld.
Eventueel benodigde stroomvoorziening dient vooraf aangemeld te worden en kan 16 of 32 AMP.
Eventuele extra voeding of vervroegde activering van de bestelde aansluiting zijn extra kosten verbonden.
De aanvraag voor op- en afbouw
Elektriciteit dient één maand voor aanvang van de opbouw ingediend te worden. Daarna is het niet meer mogelijk om te leveren
Elektriciteit vóór de laatste dag van installatie. De kosten bedragen een vast bedrag van EUR 45,00 plus elektriciteit
Verbruik voor op- en afbouw voor de 16 AMP en voor EUR 150,00 plus elektriciteit verbruik voor op- en afbouw voor de 32 AMP.
Logistiek
Leveren voor het evenement
Standhouders kunnen goederen laten plaatsen bij hun stand, met de hulp van onze vrijwilligers.
Om vrijwilligers aan te vragen moet u uiterlijk één week van tevoren dit aan melden bij info@mainquestcon.com Met het onderwerp “vrijwilligers assistentie”
Leveren naar gehuurde locatie
Leveringen op de stand kunnen alleen plaatsvinden tijdens de opbouwdagen en tijdens de beurs. In aanvulling,
Er moet een contactpersoon aanwezig zijn van de stand om de goederen in ontvangst te nemen.
Voor levering rechtstreeks op de stand heeft de logistieke dienstverlener de volgende informatie nodig:
1. Het adres van Main Quest Con (Volmerlaan 12, 2288 GD Rijswijk, Nederland).
2. De naam van het evenement (Main Quest Con).
3. Het stand nummer waarop u bevindt.
De standhouder is zelf verantwoordelijk om dit te regelen. In het geval de goederen worden geleverd na 10:00, moet dit aangegeven te worden bij een van de organisatoren, indien mogelijk assisteren zij met het regelen van de betreffende stand zijn goederen. Wanneer dit niet mogelijk is, moet de standhouder wachten tot wanneer dit wel kan wegens de veiligheid, en het storen van de gasten. De standhouder is immers zelf verantwoordelijk voor het op voorraad houden van zijn stand, Main Quest Con, is niet verantwoordelijk voor enige gemiste winstmarge zoals aangegeven in de algemene voorwaardes.
Voorbereiding van de beursaanwezigheid
Website aanduiding
Op onze website www.mainquestcon.com, wordt u als standhouder gepresenteerd. Wij vragen u dan ook het volgende om uwe stand zo goed mogelijk in beeld te brengen:
- Logo van uwe stand/bedrijf
- Korte beschrijving wie jullie zijn
- top 3 producten wat jullie verkopen of presenteren of uwe stand.
Kaart verkoop
Wij werken samen met (...) voor de kaart verkoop, alle tickets worden per mail verstuurd, en hebben een unieke code.
Deze tickets worden uiterlijk 3 maanden voor het event datum verstuurd, om fraude te voorkomen.
Bij het niet ontvangen van de bestelde entree tickets, ná deze datum, dient de ontvangen een mail te sturen naar, info@mainquestcon.com, met als onderwerp “ontbreken entree ticket”. Hierbij vragen wij de volgende informatie:
- Naam van de persoon die de tickets besteld heeft.
- naam van de persoon en/of personen op de betredende tickets.
- IBAN nummer van de betaald rekening.
- Datum van betaald bankafschriften.
Zonder deze informatie kunnen wij helaas niks betekenen.
Indien een storing is met de entree ticket, en/of functioneel niet, zal een van de organisatoren assisteren om dit te verhelpen.
Komt u ticket nummer niet voor in ons systeem, of klopt de naam niet op de ticket met uwe identiteit bewijs, dan kunnen wij u helaas geen toegang verlenen.
Identificeren tijdens het evenement
Bij het toegang verlenen, krijgen gasten een bandje die Unique is aan Main Quest Con en het jaar waar het onder valt.
Gasten moeten deze band moeten ten allertijden zichtbaar zijn, bij het falen van het tonen van deze bandjes, kan leiden tot verwijdering van het evenement.
Gasten zijn zelf verantwoordelijk om deze bandjes netjes en heel te houden.
Standhouders krijgen badges na het aantonen wie ze zijn, om aan de werknemers van Main Quest Con makkelijk aan te tonen dat zijn bij een stand zijn. Deze badges moeten ten allertijden zichtbaar zijn, ook als u achter uwe eigen stand staat en werkt.
Bij het falen van het tonen van deze badges, kan leiden tot verwijdering van het evenement.
Standhouders zijn zelf verantwoordelijk om deze badges netjes en heel te houden.
Vendor tickets
Wij bieden twee gratis tickets aan voor hulpkrachten per gehuurde stand (de standhouder zelf valt onder deze tickets). Deze tickets zijn alleen bedoelt voor personeel en vrijwilligers voor uwe stand alleen. Het is verboden om deze tickets aan gasten te geven en door te verkopen. Bij overtreding wordt er een boete geplaatsen van 200% van de laatste dag ticketprijs.
Stand planning
Wij zorgen voor de vloeroppervlakte van de standruimte in de hal. De grenzen van het stand gebied worden door ons verstrekt
Bestaan uit 3x1 meter lange marktkramen, verzocht met prikverlichting.
De door u opgestelde standruimtegrenzen moeten een hoogte hebben van minimaal 2,50 meter. Jij bent verantwoordelijk
Voor de verdere uitrusting van de stand (vloerbedekking, verlichting, meubilair, etc.). De zijkanten van de marktkraam die tegen een mede-standhouders aan grenst, dienen alleen bekleed te worden, met de exclusieve toestemming van de desbetreffende standhouder. U heeft het recht uwe stand aan deze zijkant te bekleden 5 cm, van de uiterste zijkant, waar de metalen palen grenzen.
De relevante wettelijke bepalingen en administratieve reglement is bindend voor alle vendors.
Bij het ontwerpen van de stand moet erop worden gelet dat de gangpaden niet worden geblokkeerd door meubilair,
Wachtrijen of soortgelijke bijeenkomsten van mensen. Om veiligheidsredenen moeten de gangpaden altijd volledig blijven begaanbaar.
Maximale bouwhoogte en ophangingen
De maximale bouwhoogte bedraagt 3,00 meter, en kan alleen geregeld worden met de exclusieve toestemming van de broodfabriek zelf. Deze aanvraag dient uiterlijk drie maanden voor de opening van het evenement aangemeld worden.
Stand veiligheid
De Standhouder is verantwoordelijk voor het waarborgen van de veiligheid op de door het evenement ter beschikking gestelde standruimte. Onder andere beursstands, inclusief meubilair en tentoonstellingen, evenals reclamemedia, moeten worden geplaatst op een zodanig stabiele wijze dat de openbare veiligheid en orde, in het bijzonder het leven en de gezondheid, niet in gevaar komen.
Bij montage- en demontagewerkzaamheden moet ervoor worden gezorgd dat eventuele gevolgen van de daaruit voortvloeiende gevaren zijn uitsluitend beperkt tot de ter beschikking gestelde standruimtes. Gevaren voor aangrenzende ontsnappingen en noodroutes of aangrenzende standplaatsen moeten effectief worden vermeden door een passende planning en voorbereiding van de werkzaamheden. Als de stabiliteit (bijvoorbeeld van slanke en hoge elementen zoals wandpanelen, bijbehorende decoratieobjecten of vergelijkbare expositiestukken) is gedurende de periode nog niet of niet meer gegarandeerd Bij montage of demontage moet hier bijzondere aandacht aan worden besteed. De vendor is verantwoordelijk voor het nemen van de noodzakelijke aanvullende veiligheidsmaatregelen en het maken ervan
Arrangementen. De vendor is verantwoordelijk voor de statische veiligheid en kan hiervan een bewijs verlangen dit.
In gerechtvaardigde gevallen heeft de Organisatoren het recht om een bouwkundig ingenieur een bouwwerk te laten uitvoeren veiligheidsinspectie ter plaatse op kosten van de vendor.
Staande structuurelementen of speciale constructies (bijv. vrijstaande wanden, hoge tentoonstellingsstukken, hoge
Decoratieve elementen) die kunnen kantelen, moeten voor minimaal een horizontaal equivalent zijn ontworpen verdeelde belasting qh:
- 0,125 kN/m² tot een hoogte van 4m vanaf de bovenrand van de vloer
- 0,063 kN/m² voor alle oppervlakken hoger dan 4 m vanaf de bovenrand van de vloer
Het referentieoppervlak is het betreffende zichtbare oppervlak.
De bijbehorende verificaties moeten zijn op verzoek in verifieerbare vorm bij de Organisatoren ingediend.
Stand constructies in de buitenruimte moeten worden gedimensioneerd voor de overeenkomstige wind en evt. van toepassing, sneeuwbelasting.
In alle overige opzichten geldt de huidige versie van het NRW-staatsbouwbesluit en de huidige versie van de verordening betreffende de bouw en exploitatie van bijzondere gebouwen in NRW zijn van toepassing.
DIN 4102 & EN 13501-1 (brandgedrag van bouwmaterialen en componenten) moeten in acht worden genomen en voldaan.
Vendor service-formulieren van Main Quest Con
Onder de volgende link vindt u alle benodigde formulieren voor service, opbouw en uitrusting van uw stand:
https://www.mainquestcon.com/vendor-info
De Organisatoren vraagt u de formulieren zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 3 maanden voor de openingen van het evenement, te retourneren.
Vanaf een week na deze datum, voor alle bestellingen een toeslag van 20% in rekening.
Vanaf een maand na deze datum, gaat de toeslag omhoog naar 35%.
Alle vendors uit EU-lidstaten worden verzocht hun geldig Btw-identificatienummer op te geven.
De Organisatoren behoudt zich het recht voor om bestelde diensten vooraf in rekening te brengen - afhankelijk van de omvang van de bestelling - en deze pas uit te voeren na ontvangst van de betaling. Diensten die op een later tijdstip zijn besteld of ter plaatse kan alleen worden geaccepteerd en uitgevoerd als er creditcardgegevens, automatische incasso of contante betaling zijn mits. Houd er rekening mee dat het mogelijk is dat de dienstverlening niet mogelijk is als de bestelling te laat wordt geplaatst.
Voor alle bestellingen ontvangt u een bevestiging van de Organisatoren.
Gelieve bijzonder te betalen aandacht voor de Technische Richtlijnen en de Algemene Voorwaarden en Leveringsvoorwaarden.
Bepaalde diensten (inclusief ophangingen van welke aard dan ook aan het plafond van de hal en de dakconstructies van de beurshallen, belangrijkste elektriciteits-, water- en persluchtaansluitingen, sprinklersystemen, ondergrondse installaties en funderingswerkzaamheden, beveiliging, expeditie diensten op de beurs gronden, telefoon- en dataverbindingen) moeten altijd via de Organisatoren worden besteld en wordt uitsluitend uitgevoerd door een door de Organisatoren gecontracteerd bedrijf.
Daarnaast raden wij u aan een tentoonstellingsverzekering af te sluiten.
Helaas is er altijd een risico van diefstal van contant geld bij de stands van vendors.
Alstublieft, wees hiervan bewust en stel je geld veilig! Uiteraard kunt u via de Organisatoren ook Stand beveiliging bestellen
Service formulieren van Main Quest Con.
Het serviceteam van Main Quest Con beantwoordt graag al uw verdere vragen:
Jeffrey Seedrak
(+31) 6 1991 3219
info@mainquestcon.com
Afvalverwijdering tijdens het op- en afbouwen
Tijdens de op- en afbouw wordt al het karton, folie en het normale restafval door ons ingezameld als onderdeel van de verwijderingsbijdrage en op de juiste manier afgevoerd. Dit betekent dat dit afval wel kan aan de rand van uw eigen standplaats achterlaten om 's nachts te worden opgehaald.
Speciale afvalverwerking, inclusief beursstands, vloeistoffen enz., moet afzonderlijk worden aangevraagd bij het Servicebureau.
Afvalverwijdering tijdens de tentoonstellingsperiode
Tijdens de beurs wordt al het karton, folie en normaal restafval ingezameld door Main Quest Con als onderdeel van de verwijderingsbijdrage en professioneel afgevoerd. Dit betekent dat dit afval geplaatst kan worden 's Avonds aan de rand van de standruimte om 's nachts op te halen.
Mocht een ophaling vóór het einde van de beursdag nodig zijn vanwege een te hoge hoeveelheid afval, een ophaling kan zonder extra kosten worden aangevraagd via het servicenummer (+31) 6 1991 3219, tijdens de beursdag.
Speciale afvalverwerking, inclusief beursstands, vloeistoffen etc., moet apart worden aangevraagd bij het servicekantoor.
Stand personeel
Wij stellen onze website voor u ter beschikking als platform voor de zoektocht naar “beurs tijdelijk personeel”. Hiervoor hebben wij een extra pagina gemaakt waarop wij uw vacature publiceren aanbiedingen tegen een kleine verwerkingsvergoeding van EUR 50,00.
Houd er rekening mee dat u verantwoordelijk bent voor de inhoud van uw vacature en dat wij dat niet kunnen gegarandeerd dat u personeel vindt. De geïnteresseerde partijen moeten contact met u opnemen en u moet opheldering geven al het overige (werktijden, verloning etc.) regelt u zelfstandig.
De boekingslink en verdere informatie vindt u op onze vendorswebsite:
https://www.mainquestcon.com/vendor-info
Meer informatie over onze personeelsdiensten vindt u ook hier.
Op het evenement
Bureau van Main Quest Con
Het team van Main Quest Con is aanwezig in bij de info stand, bij het entree punt van Main Quest con voor de gehele duur van de beurs. Het team is tevens te bereiken op het telefoonnummer (+31) 6 1991 3219, en het bekende extensies.
Vendor servicekantoor van Main Quest Con
Het vendor servicekantoor bevindt zich bij de info stand. Het is te bereiken op (+31) 6 1991 3219 en is tijdens de op- en afbouw op de volgende tijden bemand fasen en de duur van het evenement:
Vrijdag 12 September, 09:00 uur - 18:00 uur
Zaterdag 13 September, 09:00 uur - 18:00 uur
Zondag 14 September, 09:00 uur - 20:00 uur
Parkeerplaatsen voor vendors
Voor Main Quest Con 2025 is het voor vendors mogelijk om vooraf online parkeerkaarten te kopen voor EUR 5,00 per dag per parkeervak.
De Standhouder ontvangt de toegangsgegevens voor de webshop van Main Quest con.
De Standhouder kan een P2 seizoenkaart van EUR 15,00 bestellen voor de gehele duur van het evenement of alleen parkeerkaarten die alleen dagelijks geldig. Bij seizoenkaarten zijn de opbouwdagen inbegrepen.
Voor Main Quest Con 2025 kunt u parkeerkaarten kopen voor de parkeerterreinen P2 afhankelijk van beschikbaarheid. Bezoekers kunnen niet op P2 parkeren, tenzij parkeerplaatsen over zijn.
Het is mogelijk om de parkeerkaarten uit te printen of op te slaan op uw smartphone. De lezers op de parkeerplaats faciliteiten kunnen zowel papieren tickets als digitale versies lezen. U kunt gekochte parkeerplaatsen ook doorsturen tickets per e-mail, bijvoorbeeld aan uw stand personeel. Bijkomende bestellingen kunnen op elk moment worden geplaatst via onze e-mail; info@mainquestcon.com, onder het onderwerp “Parkeervak aanvraag”.
Kosteloos annuleren kan tot de voorlaatste opbouw dag, 23.59 uur, via onze e-mail; info@mainquestcon.com, onder het onderwerp “Parkeervak Annuleren”. Annuleringen kunnen vanaf de laatste opzet niet meer worden geaccepteerd.